Multi-Event-Lösung für Wings for Life

seit 2024

Für Wings for Life ist eine reibungslose Koordination unerlässlich, wenn VIP-Gäste, Sponsoren, Spender und Partner bei mehreren Fundraising-Events zusammengebracht werden. Seit 2024 unterstützen wir die Stiftung mit einer skalierbaren Multi-Event-Lösung, die Guest Management, Sitzplatzvergabe, Spenden, Rechnungsstellung und Auktionen auf einer Plattform vereint.

Branche

Non-Profit /
Globale Charity-Events

Projekttyp

VIP-Gast- & Event-Management
(Multi-Event-Lösung)

Zeitraum

Seit 2024

Projektübersicht | Eckdaten

Wings for Life ist eine weltweit anerkannte gemeinnützige Stiftung, die sich der Finanzierung von Forschung zur Heilung von Rückenmarksverletzungen widmet. Durch hochkarätige Fundraising-Events und internationale Partnerschaften bringt die Stiftung VIP-Gäste, Sponsoren, Spender und Botschafter zusammen, um ihre Mission zu unterstützen.
Seit 2024 liefern wir eine umfassende VIP-Gastmanagement-Lösung für mehrere Events, die eine nahtlose Koordination, Transparenz und ein gehobenes Gasterlebnis gewährleistet.

Projektziel

Bereitstellung einer vollständig integrierten, skalierbaren und benutzerfreundlichen VIP-Gastmanagement-Plattform, die Tischbuchung, Gästekoordination, Spendenabwicklung und Auktionsmanagement optimiert und sich nahtlos in bestehende CRM-Systeme integriert.

Umfang

  • Multi-Event-VIP-Gästemanagement-Plattform
  • Tischbuchung und Sitzplatzvergabe
  • „Who-is-Who“-Überblick für Organisatoren und Gastgeber
  • Welcome-Desk-Lösung für effizienten Vor-Ort-Check-in
  • Integriertes Abrechnungstool inklusive Spendenanfragen und Spendenbestätigungen
  • Auktionsmanagement-Tool inklusive:
    • Public Auction
    • Silent Auction
    • Pledge-Auktion
  • Salesforce-Integration für zentralisierte CRM-Synchronisation

Ergebnisse

✓ Optimierte VIP-Gastkoordination für mehrere Fundraising-Events

✓ Erhöhte Transparenz und Effizienz bei der Spendenabwicklung und Abrechnung

✓ Verbessertes Gasterlebnis vor Ort durch strukturierte Welcome-Desk-Prozesse

✓ Nahtlose Synchronisierung von Gast- und Spenderdaten über die Salesforce-Integration

✓ Professionelle und strukturierte Auktionsdurchführung zur Unterstützung des Fundraising-Erfolgs

„Wir arbeiten seit mehreren Jahren mit diesem Team zusammen, und es ist ein unschätzbarer Partner für die Durchführung unserer Events geworden. Es hat unsere Eventregistrierungsplattform, unser Auktions-Tool und unser Rechnungssystem entwickelt und kontinuierlich verbessert, alles perfekt auf unsere spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten.

Was sie wirklich auszeichnet, ist ihre außergewöhnliche Flexibilität, Reaktionsfähigkeit und ihr Engagement, Lösungen zu finden. Wann immer ein dringendes Problem auftritt, sind sie immer verfügbar, reagieren sofort und kommen mit praktischen und durchdachten Empfehlungen zurück. Egal wie komplex die Herausforderung ist, finden sie stets die beste Lösung.

Ihre Tools funktionieren einwandfrei, sodass wir uns darauf konzentrieren können, mit Zuversicht herausragende Events zu liefern. Es ist eine Freude, mit einem Team zusammenzuarbeiten, das technische Expertise mit einem echten Verständnis für unsere Geschäftsanforderungen verbindet.

Wir schätzen diese Partnerschaft sehr und freuen uns auf viele weitere erfolgreiche gemeinsame Projekte."

Denise Lembäcker
Event- und Partnership-Manager, Wings for Life Foundation

Detaillierte Projektinformationen

Herausforderungen

  • Koordination von hochkarätigen VIP-Gästen über mehrere Events hinweg
  • Verwaltung komplexer Tischzuweisungen und Last-Minute-Änderungen
  • Gewährleistung einer präzisen Nachverfolgung von Spenden und Auktionszusagen
  • Abstimmung der Eventabläufe mit zentralisierten CRM-Systemen

Lösungsansatz

  • Entwicklung einer modularen Multi-Event-Gästemanagement-Plattform
  • Integration von Spenden-Workflows direkt in den Gast-Lebenszyklus
  • Strukturiertes Auktions-Tool zur Unterstützung verschiedener Auktionsformate
  • Echtzeit-Synchronisierung mit Salesforce für einheitliches Datenmanagement

Technologien

  • Cloud-basiertes Gäste- und Sitzplatzverwaltungssystem
  • Digitale Welcome-Desk-Lösung für einen schnellen und strukturierten Check-in
  • Automatisierte Workflows für Abrechnung und Spendenbestätigung
  • API-basierte Salesforce-Integration

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